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Déménagements professionnels : à quoi faut-il penser?

Changer de locaux peut s’avérer dramatique pour l’activité d’une entreprise. Cela peut s’avérer chaotique si les démarches ne sont pas faites en avance et l’organisation prévue avec attention. On vous donne les pistes importantes pour réussir un déménagement professionnel.

Démarches administratives pour un déménagement professionnel

Avant même de signer votre nouveau bail, il faut anticiper toutes les démarches administratives à réaliser avant votre départ. Fiez-vous à des professionnels du déménagement et des démarches administratives pour vous simplifier la vie. Il s’agit ici des souscriptions de votre contrat d’énergie, de box internet, d’assurance et de redirection du courrier.

La première chose à faire est de donner congé à votre bailleur actuel dès que vous avez la confirmation pour le local qui accueillera vos effectifs. Vous avez le droit de résilier votre bail commercial tous les trois ans. Seulement, il faut fournir un préavis de six mois délivré par huissier et donné pour le dernier jour du trimestre. Si le délai de six mois n’est pas respecté, il est certain que vous devrez vous acquitter de frais supplémentaires.

Une fois les locaux visités, établissez directement la capacité des locaux en termes de rangements et aménagements. Il vous faut prévoir les aménagements à faire, leurs coûts et leurs impacts sur la productivité de votre entreprise. Préoccupez-vous également de l’essentiel pour permettre aux employés d’être opérationnels dès le premier jour : l’électricité. Vérifiez d’abord l’état de l’électricité dans vos locaux pour savoir s’il vous faut faire des travaux particuliers aux niveaux des prises.

Déménagement de l’énergie

Pour tout savoir sur le déménagement de l’énergie, lisez cet article sur la résiliation auprès d’EDF. Les contrats phares du fournisseur connus sous le nom de Tarif Bleu sont sur cette page.

Deux mois avant votre déménagement dans de nouveaux locaux, pensez à faire tous les changements relatifs à votre identité et sécurité. Il s’agit de la sécurité sociale, l’Urssaf, la caisse de retraite, les abonnements presse et courriers en général. Grâce à cela vous ne perdrez rien de vos différents partenaires et prestataires. Une à deux semaines avant le déménagement, il vous faudra contacter les assureurs et la préfecture concernant l’immatriculation de la société et de son Kbis.

Pour toutes les données informatiques, il est essentiel de faire l’inventaire du parc informatique de chaque poste. Il faut également s’assurer qu’il y ait une archive de tous les documents. Cela permettra la traçabilité des informations de chacun. Le meilleur moyen de sauvegarder tous les documents sans créer un chaos de doublon est de souscrire à une offre internet. Celle-ci doit suffisamment être dense pour couvrir vos besoins de stockage de données. Vous pouvez faire appel à des professionnels si vous n’avez pas une équipe technique à disposition.